Oto przykłady w jaki sposób nasze podejście oraz rozwiązania pozwoliły organizacjom rozpocząć, wdrożyć i utrzymywać efektywne programu Zarządzania Ciągłością Działania
WDX S.A. jest spółką z ponad 25-letnim doświadczeniem w dostarczaniu zintegrowanych rozwiązań intra logistycznych. Spółka posiada własne biura projektowe, nowoczesną fabrykę regałów oraz systemów transportu bliskiego, jak również jest dystrybutorem wózków widłowych wiodących marek. WDXoferuje wsparcie już na etapie projektowania powierzchni magazynowej oraz optymalizuje procesy oraz całe systemy składowania.
Wyzwanie
W ostatnim czasie cały świat stanął w obliczu pandemii oraz innych wyzwań z nią związanych. Kolejne zagrożenia zakłócające działalność pojawiają się praktycznie codziennie. Jest to rzeczywistość z jaką musimy się zmierzyć. Pojawia się wówczas pytanie „co jeśli” konsekwencje wystąpienia tych zagrożeń przybiorą katastroficzny wymiar. Takie pytania pojawiały się wśród zarządzających jak i akcjonariuszy WDX.
Działalność Spółki jest skoncentrowana i tym samym to pytanie stało się bardzo zasadne. Aby odpowiedzieć na nie postanowiliśmy opracować plan ciągłości działania na takie okoliczności, a przynajmniej zrozumieć, w pierwszym etapie, jak jesteśmy odporni na takie scenariusze.
Naszym oczekiwaniem była sprawna realizacja projektu wkomponowana w codzienne wyzwania, zadania czy inne projekty.
Zaproponowane rozwiązanie
Wspólnie z naszym głównym akcjonariuszem Abris Capital Partners wybraliśmy dostawcę, który wsparł nas w opracowania planu ciągłości działania. Zaproponowane podejście przez riskChallenge przy wykorzystaniu platformy Inoni Micro pozwoliło właśnie na sprawną realizację zadania. Realizacja bazowała na kilku istotnych elementach, które przekonały nas do współpracy z riskChallenge.
Do opracowania planu wykorzystano platformę Inoni Micro:
Posiadamy dostęp do platformy co umożliwia nam łatwą aktualizację planu jak również daje możliwość pozyskania wiedzy tak jakbyśmy posiadali zdalnego konsultanta. Bardzo wygodnie i nowocześnie rozwiązanie.
Osiągnięte rezultaty
W ramach projektu został opracowany plan ciągłości działania jak również określona polityka w zakresie BCM. Realizacje projektu pozwoliła nam uświadomić sobie wąskie gardła w kluczowych obszarach w kontekście czarnych katastroficznych scenariuszy.
Plan Ciągłości Działania (BCP) obejmował kilka elementów, wspartych licznymi informacjami niezbędnymi przy jego uruchomieniu.
„To co jest możliwe i osiągalne podczas zakłóceń w zwykłej codziennej operacyjnej aktywności, okazuje się zupełnie nieprzydatne w sytuacjach scenariuszy katastroficznych. Opracowanie planu ciągłości przez ten pryzmat jest ostatecznie dużym wyzwaniem. Rozwiązań zapewniający ciągłość nie da się wprowadzić od razu, wymaga to czasu więc warto podejść do tego w taki ustrukturyzowany sposób jak nam zaproponował riskChallenge i Inoni. Widoczna też staje się wartość ubezpieczenia utraty zysku (BI)”.
Marek Skrezczyński, Dyrektor Wykonawczy, WDX S.A.
Flokk jest wiodącym producentem wysokiej jakości mebli biurowych w Europie. Jesteśmy dumni z bycia właścicielem światowych marek: HÅG, Offecct, Giroflex, RH, Profim, 9to5 Seating, BMA, RBM i Malmstolen. Centrala firmy Flokk znajduje się w Oslo w Norwegii, a główne zakłady produkcyjne ulokowane są w Røros (Norwegia), Nässjö (Szwecja), Turku (Polska) i Hawthorne (USA). Produkty Flokk są sprzedawane w ponad 80 krajach na całym świecie.” Flokk Sp. z o.o. mieści się w Turku.
Wyzwanie
Flokk w ostatnim okresie doświadczył trudnych chwil związanych z pożarem, który całkowicie doprowadził do utraty jednej z części zakładu. Dodatkowo nałożyło się to z czasem pandemii oraz wieloma innymi wyzwaniami operacyjnymi i finansowymi.
Doświadczenie związane z odbudową zakładu oraz wyzwaniami z jakimi się spotkaliśmy w związku z procesem zapewnienia ciągłości oraz odbudowy zniszczonej części zakładu pokazało że warto mieć jeszcze lepiej przemyślane i przygotowane rozwiązania na tego typu scenariusze. W porozumieniu z ubezpieczycielami oraz akcjonariuszami podjęliśmy decyzje że pomimo ogromu prac związanych z odbudową warto proaktywnie pomyśleć o zabezpieczeniu pozostałej części organizacji jak szwalnie czy montażownie. Pojawiło się pytanie jak do tego podejść aby skutecznie rozpocząć ten proces i nie utknąć w zbytniej formalizacji. Nie chodziło o opracowanie wyłącznie planów dla pozostałych kluczowych zakładów ale budowę całego systemu, który zapewni, iż będą użyteczne gdy kolejny raz mielibyśmy doświadczyć podobnej sytuacji. Ponadto oczekiwaniem było aby wdrożony program bazował na najlepszych praktykach i standardach.
Zaproponowane rozwiązanie
W wyniku prowadzonych rozmów między innymi z ubezpieczycielami udało się wybrać dostawcę, który zaproponował intersujące nas rozwiązanie i podejście oraz aby było możliwe do zrealizowania w czasie pandemii – czyli zdalnie. Wybrana został firma riskChallenge wraz praformą Inoni Essentials.
Projekt obejmował 4 etapy z konkretnymi produktami o określonej jakości, a proces i wykorzystywane narzędzia pozwoliły na efektywną pracę – zdalną pracę. Główne etapy i działania obejmowały:
Projekt udało się zrealizować w 3 miesiące, a teraz pracujemy już nad konkretnymi rozwiązaniami mającymi zagwarantować odpowiednią odporność naszej firmy na incydenty mogące doprowadzić to katastroficznych strat. Posiadamy dostęp do platformy, która spełnia szereg funkcji od możliwości rejestrowania i analizy informacji, generowania automatycznych raportów, śledzenia realizacji poszczególnych projektów ale przede wszystkie daje możliwość pozyskania wiedzy tak jakbyśmy posiadali zdalnego konsultanta.
Osiągnięte rezultaty
W ramach każdego etapu projektu zdobyliśmy wiedze na temat ryzyk, skutków ich materializacji, zaplanowaliśmy nasze działania względem zidentyfikowanych scenariuszy, określiliśmy ramy czasowe odbudowy najistotniejszych produktów i obszarów je wspierających, przypisaliśmy role każdej z kluczowych osób w ramach BCM.
Elementem był też program, który ma niejako wymuszać aby rozwiązania były aktualne. Wybraliśmy BCI GPG, ISO 22301 jako zestaw dobrych praktyk jednak nie była naszym celem certyfikacja, a budowa skutecznych rozwiązań. Na pewno posiadanie już inne systemy w oparciu o normy pozwala na uniknięcie wieloznaczności terminów stosowanych względem podobnych zagadnień.
Najistotniejsze w procesie była jednak praktyczność podejścia, efektywne zaangażowanie zespołu do dyskusji, inwentaryzacja tych informacji, które wspierają nasze strategie, uzyskanie wiedzy i narzędzi do dalszej pracy. To zapewnione zostało przy współpracy z riskChallenge i Inoni.
„Zaproponowane podejście przez riskChallenge przy wykorzystaniu platformy Inoni pozytywnie mnie zaskoczyło. W ciągu 3 miesięcy udało się uzyskać dużo więcej niż oczekiwałem, bazując na poprzednich doświadczeniach, przy mniejszym nakładzie pracy. Dodatkowo platforma Essentials pozwala rejestrowanie tyle danych ile wymaga dana strategia reagowania – dobra równowaga między tym co wspierające, a tym co wymagane”
Waldemar Gabruś, CFO , Flokk Sp. z o.o.
Wiemy, że jest to początek drogi ale właściwe rozpoczęcie prac kierunkuje dalsze nasze działania. Na pewno sukcesem jest to, że w czasie pandemii, w czasie prac odbudowy po szkodzie, innych projektów i standardowej działalności operacyjnej udało się efektywnie rozpocząć i zrealizować duży całkowicie nowy projekt w tak efektywny sposób.
